Revisionssicheres Dokumentenmanagement (DMS)
Vollautomatisierter DSGVO-Lebenszyklus, dezentrale Offline-Verfügbarkeit und strukturierte Dokumentenerstellung auf einer einheitlichen Plattform.
Architektur-Standard
Zentrale Dokumentenverwaltung ohne volatile Schnittstellen
Unser DMS-Modul verankert die digitale Aktenführung direkt in der relationalen Struktur der MyTISM-Plattform, um Ihren Dokumenteneingang direkt am Entstehungsort medienbruchfrei zu digitalisieren. Jedes Dokument wird transaktionssicher mit den operativen Objekten verknüpft – ganz ohne fehleranfällige Synchronisations-Skripte zu externen Drittsystemen.
Effiziente Dokumentensuche & Indexierung
Finden Sie Dokumente anhand ihres Inhalts und filtern Sie komplexe Metadaten schnell und ohne Programmierkenntnisse.
- Integrierte Volltextsuche: Durchsuchen Sie nicht nur Dateinamen, sondern den serverseitig indexierten Inhalt sämtlicher Textfelder und Dokumenteninhalte.
- Semantische OQL-Filter: Nutzen Sie die Object Query Language (OQL) für komplexe Suchen nach Metadaten oder logisch verschachtelten Verknüpfungen, ganz ohne SQL-Kenntnisse.
- Dynamische Lesezeichen: Speichern Sie häufig genutzte, komplexe Suchabfragen als persönliche Lesezeichen ab, um mit einem Klick auf die tagesaktuellen Dokumentenmengen zuzugreifen.
- Universeller Datenexport: Exportieren Sie Trefferlisten und zugehörige Metadaten-Tabellen direkt per Klick in native Excel- oder CSV-Dateien für externe Analysen.
Automatisierter DSGVO-Lebenszyklus
Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Haftungsrisiken durch vollständig systemgesteuerte Löschroutinen auf Datenbank-Ebene.
- Autonome Fristenberechnung: Das System berechnet anhand gesetzlicher Vorgaben und des Verarbeitungszwecks das frühestmögliche Löschdatum für jedes Dokument vollautomatisch direkt im Schema.
- Unwiderrufliches Purge-Verfahren: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet ein zentraler Hintergrunddienst die sensiblen Datensätze endgültig – ohne manuellen Kontrollaufwand für Ihr Personal.
- Integrierte Sicherheitsmarge: Eine systemseitige Karenzzeit von 30 Tagen federt kurzfristige administrative Änderungen ab, bevor Daten physisch überschrieben werden.
- Automatisches Lösch-Vetorecht: Solange ein berechtigtes Interesse besteht oder Dokumente mit aktiven, abrechnungsrelevanten Buchungsobjekten verknüpft sind, blockiert das System die Löschung übergeordneter Akten autonom.
Schutz vor manuellem Fehlverhalten
Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. 10 Jahre nach GoBD) wird hart vom Systemkern erzwungen. Fehlende Löschungen oder manuelle Versäumnisse sind architektonisch ausgeschlossen.
Revisionssicherheit durch Zero-Data-Loss
Erfüllen Sie alle Kriterien gesetzlicher Prüfungen (GoBD) durch lückenlose Aufzeichnung aller Datenbewegungen.
- Transaktionssicheres Soft-Delete (Ldel): Über die UI gelöschte Akten oder Dokumente werden datenbankseitig lediglich als unsichtbar markiert. Sie bleiben physisch erhalten und sind für Audits jederzeit rekonstruierbar.
- Unveränderbare Versionskontrolle: Jede Änderung an einem Dokument erzeugt automatisch eine neue, fest fixierte Version. Vorherige Stände sind revisionssicher gesperrt und einsehbar.
- Lückenlose Änderungshistorie: Das System protokolliert jeden Lese- und Schreibzugriff manipulationssicher im Hintergrund, um behördlichen Prüfungen jederzeit standzuhalten.
- Revisionssichere PDF-Archivierung: Dokumente werden standardmäßig in langzeitstabilen, standardisierten Formaten abgelegt, um plattformübergreifende Lesbarkeit über Jahrzehnte zu sichern.
Der rollenbasierte digitale Schutzwall
Schützen Sie sensible Personaldokumente und die digitale Personalakte sowie Finanzdaten effektiv vor internen und externen unbefugten Zugriffen.
- Adaptives Berechtigungssystem: Steuern Sie Datenzugriffe über ein flexibles, hybrides Modell aus Positiv- und Negativlisten, das präzise auf die jeweilige Anwendungssituation angepasst werden kann.
- Feingranulare Attribut-Rechte: Steuern Sie Sichtbarkeiten bis auf einzelne Spalten- und Feldebene. Ein Mitarbeiter darf beispielsweise die Stammdaten sehen, die Diagnose bleibt gesperrt.
- Datenbasierte Prozesssteuerung: Das Berechtigungssystem hat uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Daten und Metadaten in der Datenbank. Dadurch können Freigaben und Sichtbarkeiten flexibel auf Basis realer Dateninhalte (wie Vertragskonditionen oder Projektstatus) gesteuert werden.
- Verschlüsselte Transaktionslayer: Die gesamte Kommunikation zwischen Client, Applikationsserver und Datenbank ist vollständig verschlüsselt, um Datendiebstahl auf Netzwerkebene zuverlässig zu verhindern.
Proaktives Fristenmanagement & Wiedervorlagen
Verwandeln Sie Ihr Archiv in eine mitdenkende Assistenz, die Bearbeitungsstau verhindert und Vertragsenden selbstständig überwacht.
- Vorgangsbezogene Terminüberwachung: Das DMS überwacht Fristen direkt am gekoppelten Geschäftsobjekt und schlägt autonom Alarm, bevor Verträge, Bescheinigungen oder Personaldokumente auslaufen sowie Zahlungsziele und Skontofristen verstreichen.
- Intelligente Wiedervorlagen: Lassen Sie sich Dokumente nach einer definierten Wartezeit automatisch wieder vorlegen, wenn Folgeschritte oder Freigaben noch ausstehen.
- Direkt-Benachrichtigungen (Popups, Mail & SMS): Kritische Ereignisse werden Mitarbeitern ohne Zeitverzögerung als direktes Client-Popup, via strukturierter E-Mail oder per SMS signalisiert.
- Vermeidung von Bearbeitungsstau: Das System erkennt stagnierende Vorgänge im digitalen Posteingang selbstständig und eskaliert diese nach Ablauf definierter Schwellenwerte automatisch.
Ausfallsichere Offline-Fähigkeit & Live-Replikation
Sichern Sie die Handlungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter im Außendienst oder in abgeschirmten Industriearealen ohne permanente Internetverbindung.
- Lokale Server-Instanzen (Notebook & On-Site): Für autark arbeitende Außendienstmitarbeiter oder getrennte Werksbereiche läuft eine vollwertige Plattform-Instanz direkt auf dem eigenen Notebook oder einem On-Site-Server vor Ort. Alle Dokumente bleiben lokal vollständig handlungsfähig verfügbar – herkömmliche Standard-Hardware (Off-the-Shelf) reicht aus, teure Server-Infrastrukturen sind nicht erforderlich.
- Server-zu-Server-Replikation: Die Synchronisation erfolgt transaktionssicher im Hintergrund auf Server-Ebene, sobald wieder Netzwerkkontakt besteht – absolut fehlertolerant.
- Bandbreitenschonender Abgleich: Es werden ausschließlich veränderte Datenfragmente und Delta-Stände übertragen, um Mobilfunknetze im Außeneinsatz minimal zu belasten.
- Automatischer Hintergrund-Sync: Der Abgleich startet vollautomatisch ohne jeden händischen Benutzereingriff, sobald eine stabile Verbindung identifiziert wird.
Integrierte Mehrsprachigkeit im laufenden Betrieb
Verwalten Sie Benutzeroberflächen und Datenbestände synchron in einer vollständig lokalisierten Systemumgebung.
- Integrierte Spracharchitektur: Formulare, Lesezeichen und Berichte sind direkt mit dem Systemkern verzahnt, sodass Benutzeroberfläche und Dokumenteninhalte nahtlos ineinandergreifen.
- Mehrsprachige Dokumentendaten: Pflegen Sie lokalisierte Daten und Metadaten parallel in verschiedenen Sprachen – vollständig und direkt im laufenden Betrieb editierbar.
- Lokalisierte Systemausgaben: Das System stellt sicher, dass Dokumentenmetadaten und Systembenachrichtigungen sprachlich korrekt und ohne Verwechslungsgefahren dargestellt werden.
- Lokalisierte Validierungsregeln: Das System passt Pflichtfelder und Formatprüfungen automatisch an die Länderspezifika des jeweiligen Dokumenten-Ausstellers an.
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10, Rue du Bocksberg, L-6614 Wasserbillig, Luxembourg
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